ما هي بوليصة الشحن؟ بياناتها وطريقة إصدارها للمتاجر الإلكترونية

ما هي بوليصة الشحن؟

بوليصة الشحن (Waybill) وثيقة أو ملصق يرافق الطرد، ويحمل رقم الشحنة وباركود التتبع وبيانات المرسل والمستلم. تعتمد عليها شركة التوصيل لتسجيل الطرد وفرزه وتوصيله ومتابعة حالته حتى التسليم. وفي التجارة الإلكترونية تكون البوليصة في الغالب ملصقًا مطبوعًا يُلصق على الطرد.

ماذا تحتوي بوليصة الشحن؟

وتختلف تفاصيل البوليصة من شركة إلى أخرى، لكن الهدف واحد: أن يعرف كل من يتعامل مع الطرد ما هو وإلى أين يذهب.

أنواع بوليصة الشحن

• بوليصة التوصيل المحلي (الملصق): هي ما يستخدمه المتجر الإلكتروني يوميًا لتوصيل الطلبات داخل المدن.

• بوليصة الشحن الجوي (Air Waybill): وثيقة للشحنات الجوية، وتصدرها جهات النقل الجوي.

• بوليصة الشحن البحري (Bill of Lading): وثيقة للشحنات البحرية، وتُستخدم في التجارة الدولية.

وهذا المقال يركز على النوع الأول، وهو الأكثر أهمية لأصحاب المتاجر الإلكترونية.

كيف تصدر بوليصة الشحن للمتجر؟

1. الإصدار اليدوي

يدخل المتجر بيانات العميل والطلب في نظام شركة التوصيل لكل شحنة، ثم يطبع البوليصة. وتناسب هذه الطريقة المتاجر ذات الطلبات القليلة، لكنها تستهلك وقتًا وتزيد احتمال أخطاء الإدخال.

2. الإصدار التلقائي بالربط مع المتجر

عند ربط المتجر بنظام شركة التوصيل، تنتقل بيانات الطلب تلقائيًا وتُصدر البوليصة دون إعادة كتابة البيانات. وهذه الطريقة أنسب مع زيادة عدد الطلبات، وقد شرحناها في كيفية ربط متجرك الإلكتروني مع شركة شحن.

كيف تطبع البوليصة وتلصقها على الطرد؟

1. اطبع بجودة واضحة ليقرأ جهاز المسح الباركود.

2. ألصقها على أكبر سطح مستوٍ في الطرد.

3. تجنب الحواف والثنيات حتى لا يتشوه الباركود.

4. لا تغطِّ الباركود بشريط لاصق يعكس الضوء.

5. ألصق بوليصة واحدة فقط على الطرد الواحد، وأزل أي ملصقات قديمة.

وللمزيد عن تجهيز الطرد قبل الشحن اقرأ تجهيز الطرد للتوصيل.

أخطاء شائعة في بوليصة الشحن

• رقم جوال خاطئ أو ناقص في بيانات المستلم.

• عنوان عام دون حي أو وصف يساعد المندوب.

• باركود باهت أو مغطى أو ملصق على حافة الصندوق.

• مبلغ الدفع عند الاستلام مسجل بشكل خاطئ، وهذا ما شرحناه في الدفع عند الاستلام للمتاجر الإلكترونية.

• استخدام بوليصة طرد آخر عن طريق الخطأ.

وأفضل طريقة لتقليلها أن تراجع بيانات العميل قبل الإصدار، وأن تعتمد الإصدار التلقائي كلما أمكن.

كيف تتابع الشحنة بعد إصدار البوليصة؟

بعد الإصدار يظهر رقم التتبع على البوليصة، ويمكن للمتجر والعميل متابعة الشحنة بإدخاله في صفحة تتبع الشحنات. وللتعرف على مراحل رحلة الشحنة اقرأ شحن الطلبات للمتاجر الإلكترونية.

إصدار بوليصات الشحن مع لوبكس

تقدم لوبكس حلول شحن وتوصيل الميل الأخير للمتاجر والشركات، وتشمل:

• إصدار بوليصات الشحن.

• ربط المتجر الإلكتروني بنظام الشحن.

• تتبع الشحنات.

• الدفع عند الاستلام.

• إدارة المرتجعات.

• التوصيل داخل الرياض، وبنفس اليوم وفق نطاق الخدمة.

اطلب عرض سعر من لوبكس

أسئلة شائعة

ما هي بوليصة الشحن؟

وثيقة أو ملصق يرافق الطرد ويحمل رقم الشحنة والباركود وبيانات المرسل والمستلم، لتسجيل الشحنة وتتبعها وتوصيلها.

ما البيانات التي تحتويها بوليصة الشحن؟

رقم الشحنة والباركود، وبيانات المرسل والمستلم، والمدينة والحي، والوزن، والمبلغ المطلوب تحصيله إن وجد، ونوع الخدمة.

هل رقم البوليصة هو رقم التتبع؟

في كثير من الشركات نعم، يكون رقم الشحنة المطبوع على البوليصة هو رقم التتبع. ويختلف ذلك من شركة إلى أخرى.

كيف أصدر بوليصة شحن لمتجري؟

يدويًا بإدخال بيانات كل طلب في نظام شركة التوصيل، أو تلقائيًا بربط المتجر بالنظام لتنتقل البيانات وتُصدر البوليصة دون إدخال يدوي.

أين ألصق بوليصة الشحن على الطرد؟

على أكبر سطح مستوٍ في الطرد، بعيدًا عن الحواف والثنيات، مع التأكد من ظهور الباركود وعدم تغطيته.

ماذا أفعل إذا كانت بيانات البوليصة خاطئة؟

تواصل مع شركة التوصيل فورًا قبل خروج الشحنة للتوصيل، لتعديل البيانات أو إصدار بوليصة جديدة بحسب سياسة الشركة.

ما الفرق بين بوليصة الشحن الجوي والبحري؟

الجوي (Air Waybill) يخص الشحنات الجوية، والبحري (Bill of Lading) يخص الشحنات البحرية. أما المتاجر الإلكترونية فتتعامل غالبًا مع بوليصة التوصيل المحلي.

الخلاصة

بوليصة الشحن هي هوية الطرد في رحلته إلى العميل. وكلما كانت بياناتها صحيحة وطباعتها واضحة، قلّ تعذر التسليم والتأخير. ومع نمو المتجر، يوفر الإصدار التلقائي بالربط مع نظام الشحن وقتًا ويقلل الأخطاء.